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Datenschutzerklärung

Die Sicherheit und Vertraulichkeit Ihrer personenbezogenen Daten und der Ihrer Mitarbeiter ist für die Ayming Group von strategischer Bedeutung. Zur Gewährleistung der von Ihnen bereitgestellten Daten haben wir diese Richtlinie zum Schutz personenbezogener Daten erstellt. Wir hoffen, dass somit verständlich wird, welche Daten die Ayming Group erhebt, in welchem Umfang dieselben verarbeitet werden und wie die Ayming Group derartige Daten nutzt und schützt.

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Geltungsbereich

Die von der Ayming Group angewandte Richtlinie zum Schutz personenbezogener Daten schützt die Daten, die Sie uns im Rahmen der uns übertragenen Aufträge, unserer geschäftlichen/vertraglichen Beziehungen oder über unsere Website (Anmeldung / Download / Kontaktformular) anvertrauen.

Erhebung wichtiger und unbedingt erforderlicher Daten in angemessenem Umfang

Es werden nur für die Ausübung der uns übertragenen Aufträge erforderliche Daten erhoben, gespeichert und aktualisiert. In erster Linie entscheiden Sie persönlich darüber, welche Daten Sie uns zur Speicherung bereitstellen. Wir erfassen diese Daten nicht ohne Ihr Wissen und ohne Sie vorab darüber zu informieren.
Aus Gründen der Transparenz stellen wir Ihnen bei der Erhebung Ihrer Daten so viele Informationen wie möglich über den Zweck der Erhebung und die Art der Ihnen innewohnenden Rechte zur Verfügung.

Arten von verarbeiteten Daten

Im Rahmen unserer geschäftlichen Beziehungen erheben wir verschiedene Kategorien von personenbezogenen Daten, die Ihre Mitarbeiter betreffen, wie Kontaktkategorie (Interessent, Kunde oder Lieferant), Identifikationsdaten (Vor- und Nachname, Titel), berufliche Kontaktdaten (Adressen, Telefonnummern, E-Mail, Position) und Kundenhistorie (Termine, Bewertung der Zufriedenheit, Beschwerden, Antworten auf Zufriedenheitsumfragen).

Ihre Daten werden an uns bei Kontaktaufnahme über das auf unserer Website verfügbare Kontaktformular, unsere Partner oder direkt von Ihnen im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung weitergeleitet.

Zudem werden wir Sie als Kunden und im Rahmen unserer Geschäfts-/Vertragsbeziehung bitten, verschiedene für die gute Ausführung des jeweiligen Auftrags erforderlichen Daten bereitzustellen. Im mit uns geschlossenen Vertrag werden die Daten, die Verarbeitungszwecke, die durchgeführten Aktivitäten, die Speicherzeiträume und die von uns implementierten Sicherheitsmaßnahmen aufgeführt.

Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten

Die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten verwenden wir gemäß Ihrer Anweisungen oder der vereinbarten Zwecke, um die von Ihnen an uns übertragenen Aufträge zu bearbeiten, Ihre Fragen zu beantworten oder um Ihnen den Zugriff auf spezifische Informationen oder Angebote zu ermöglichen.

Des Weiteren, jedoch nur im Rahmen unserer geschäftlichen Beziehungen:

  • speichern und verarbeiten wir ggf. Ihre beruflichen Daten (Vor- und Nachname, Position, usw.) und teilen Sie innerhalb der Ayming Group, um Ihre Bedürfnisse besser zu verstehen und unsere Dienstleistungen entsprechend anzupassen;
  • verwenden wir (oder ein Dritter in unserem Auftrag) ggf. Ihre personenbezogenen Daten, um Sie über eventuell für Sie interessante Angebote der Ayming Group zu informieren oder Sie zur Teilnahme an Onlinebefragungen für die Bewertung Ihrer Zufriedenheit und für ein besseres Verständnis Ihrer Erwartungen einzuladen.

Wenn Sie nicht wünschen, dass Ihre personenbezogenen Daten für Direktmarketing- oder Marktforschungszwecke genutzt werden, respektieren wir selbstverständlich Ihre Entscheidung. Wir verkaufen Ihre Daten nicht an Dritte.

Datenspeicherfrist

Ihre Daten werden nicht über den erforderlichen Zeitraum hinaus gespeichert. Datenspeicherfristen können sich je nach Art der Daten, dem Zweck der Verarbeitung sowie den Rechts- oder Regulierungsanforderungen unterscheiden.

Die aus den Formularen auf unseren Websites erhobenen Daten werden für einen Zeitraum von 3 Jahren ab dem letztem geschäftlichen Kontakt gespeichert.

Die Speicherfrist für im Rahmen unserer Vertragsbeziehungen erhaltene Daten wird im jeweiligen Vertrag genau festgelegt.

Verstärkte Sicherheitsmaßnahmen

Die Ayming Group verfügt über einen CISO (Chief Information Security Officer), der für die Gewährleistung der Sicherheit, Verfügbarkeit und Integrität von Informationssystemen und Daten zuständig ist.

Es ist unsere Verantwortung die unangemessene Offenlegung Ihrer Daten sicherzustellen. Demnach unterliegt der Zugriff auf personenbezogene Daten auf alle unseren Systemen strengen Implementierungsbedingungen, darunter:

  • die Implementierung von Filter- und Kontrollsystemen auf unseren Netzwerken (Firewall),
  • die zentralisierte Verwaltung von Berechtigungsprofilen, wobei sämtliche Zugriffsanfragen über unser Ticketing-Tool durch die Einbindung von Validierungsworkflows verwaltet werden,
  • die Aufdeckung von externen und internen Angriffen sowie die Einführung von regelmäßig getesteten Warnverfahren sowie
  • bewährte Backup- und Disaster-Recovery-Funktionen zur gesicherten Wiederherstellung von Daten in kürzester Zeit.

Die Server der Gruppe werden in Frankreich von einem renommierten, HDS-zertifizierten Hosting-Anbieter gehostet, der sämtliche Garantien für eine optimale Servicequalität mit erhöhter Leistung gewährleistet. Zur Sicherstellung einer perfekten Kontrolle über die Sicherheit werden die Server von unserer IT-Abteilung verwaltet. Diese Organisation steht vollständig im Einklang mit dem Zertifizierungsprozess nach ISO 27001, dem sich Ayming unterzogen hat.

Ayming France ist seit 2019 für seine Acciline+ Aktivitäten nach ISO 27001:2013 und alle Lösungen in Verbindung mit der Acciline+-Lösung sowie für seine Aktivitäten in Bezug auf das Finanzierungs- und Innovationsmanagement zertifiziert. Alle unsere IT-Verfahren wurden an die Anforderungen der ISO-Norm 27001:2013 angepasst und das Management von Ayming France hat seine Verpflichtung zum Datenschutz durch die Einleitung von Schritten zur Ausweitung dieses Geltungsbereichs auf andere Aktivitäten bestätigt.
Ayming Spain ist für seine Innovationsaktivitäten nach ISO 27001:2013 zertifiziert.

Weiterleitung von personenbezogenen Daten an Dritte

Die Weiterleitung von Daten an Dritte sollte begründet sein:

Wenn es die Umstände des Auftrags erforderlich machen: Weiterleitung an Unterauftragnehmer, die selbst durch Vertragsbestimmungen zur Sicherstellung der Sicherheit und Vertraulichkeit Ihrer Daten gebunden sind, oder an unabhängige Dienstleister, die aufgrund ihres Berufs ethischen Verhaltensregeln unterliegen (Rechtsanwälte und Ärzte, die in professionelle Risikomanagementaufgaben involviert sind). Auf eine derartige Weiterleitung von Daten wird im Vertrag eingegangen.

Mitteilung an Einrichtungen des öffentlichen oder privaten Rechts, sofern eine solche Weiterleitung gesetzlich vorgesehen ist.

Derartige Datenübermittlungen erfolgen gemäß geltenden Vorschriften. Da es sich bei Ayming um eine internationale Unternehmensgruppe handelt, können gegebenenfalls personenbezogene Daten auch in Länder außerhalb der EU, jedoch ausschließlich zur Verwaltung unserer Geschäftstätigkeiten weitergeleitet werden. In diesem Fall verpflichten wir uns zur Bereitstellung angemessener Schutzmechanismen.

Umfangreiche Kontrolle unserer Unterauftragnehmer

Die Ayming Group stellt weiterhin ein ausreichendes Schutzniveau bezüglich Datensicherheit und Vertraulichkeit während der gesamten Verarbeitung sicher. Aus diesem Grunde legen wir besonderes Augenmerk darauf sicherzustellen, dass unsere Unterauftragnehmer die Sicherheit und Vertraulichkeit der ihnen anvertrauten Daten gewährleisten.

Recht auf Zugang zu Ihren Daten

Gemäß geltender Vorschriften

  • können Sie von Ihrem Recht auf Zugriff, Beschränkung, Übertragbarkeit, Löschung und Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit Gebrauch machen,
  • können Sie auch aus gerechtfertigten Gründen der Bearbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen oder
  • können Sie Ihre Zustimmung für die Bearbeitung Ihrer Daten für die Zukunft widerrufen. In diesem Fall wird jegliche vor dem Widerruf ausgeführte Datenbearbeitung als rechtmäßig betrachtet.

Diese Rechte können ausgeübt werden, indem Sie uns einen Brief zusammen mit einer Kopie eines Ausweisdokuments an die folgende Adresse senden:

Groupe AYMING – DPO (Data Protection Officer)
185 avenue des Grésillons
92622 Gennevilliers cedex
dpo@ayming.com

Compliance-Prüfung

Zur Sicherstellung der ordnungsgemäßen Anwendung unserer Vorschriften und der Einhaltung unserer Verfahren im Laufe der Zeit verfolgt unser DPO die Aktivitäten jedes einzelnen Datenverantwortlichen. Zudem werden von unserem Team aus internen Qualitätsprüfern, die in den spezifischen Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geschult sind, Audits durchgeführt.

Ein Bericht zu diesen Maßnahmen wird vom DPO zusammen mit der Geschäftsführung der Ayming Group erstellt.

Dokumenten-Update

Dieses Dokument wird aktualisiert, um Änderungen in Bezug auf die Ihnen angebotenen Dienstleistungen zu berücksichtigen.

Datenschutzbestimmung – Version September 2020

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